关于做好2025届毕业生档案收集工作的通知（档函〔2025〕2号）

各教学系：

学院档案馆启动2025届毕业生档案收集归档工作，请各教学系认真做好毕业生档案收集整理和移交工作，现将有关事项通知如下。

一、毕业生档案归档范围

1.2025届毕业生登记表       

2.2025届毕业生学籍卡片

3.2025届毕业生中文成绩单

4.2025届毕业生学位申请表及授予决定书

5.2025届毕业生合照（电子版）

以上毕业生档案由毕业生所属教学系负责完成。      

二.归档要求

1.毕业生档案由各教学系以班级为单位，按学号从小到大排序整理（无法正常毕业学生学籍卡等材料放在最后，在《档案交接清单》（附件1）备注栏填写具体情况）。档案用铅笔编页号，空白页不编号，每卷采用一个流水编号，正面有内容的材料在右下角编号，背面有内容的材料在左下角编号。按格式要求填写《档案交接清单》。由各系兼职档案员检查合格后收集汇总毕业生档案材料和《档案交接清单》，填写《档案移交接收登记表》（附件2），各系档案工作负责人审核签字，于6月20日前将毕业生档案材料、《档案交接清单》纸质版、电子版以及《档案移交接收登记表》送交学院档案馆（思辨楼211办公室）。

2.学生档案要求填写完整，在整理毕业生档案时，应确保档案的安全与保密，不得涂改、伪造、圈点、剪裁、批注、污损、抽取档案材料，不得私自保存、摘抄档案材料，不得将档案提供给个人查阅。

3.归档的数码照片应为JPEG、TIFF或RAW格式，推荐采用JPEG格式。在整理过程中，以毕业年份-系-专业-班级对照片文件进行重命名（如：2025届矿业工程系安全工程专业1班毕业生合照.jpg），注意不要删除扩展名。

附件：

附件1 档案交接清单.docx

附件2 档案移交接收登记表.docx

图书馆（档案馆）

2025年6月4日